Cree mejores cartas comerciales

Escribir cartas de negocios es un arte olvidado. El Internet nos ha convertido en escritores perezosos. Con sólo pulsar unas teclas, se puede poner en marcha un e-mail sin pensar mucho en el contenido, el formato mucho menor. ¿Alguna vez ha revisado sus propias faltas de ortografía e-mails y descubrió, oraciones incompletas, errores de formato y errores gramaticales? Por lo general pensamos en nada de cómo nuestra escritura perezosa afecta negativamente a nuestros e-mails, otras personas envíenos un correo electrónico el mismo tipo de basura todo el tiempo. Pero, aún así, escribiendo pésimo e-mails no nos debe dar la excusa de ser escritores perezosos todo el tiempo, en línea o fuera de línea.

Escribir cartas comerciales puede ser una de las mejores habilidades de una persona de negocios puede poseer, sobre todo en estos tiempos en que pocas personas poseen. Los siguientes consejos le ayudarán a construir mejores cartas comerciales. También puede adaptar estos principios a escribir mejor negocio de e-mails, tanto en términos de formato, el estilo y el tono.

componentes y el formato

Todas las cartas de negocio se compone de los siguientes elementos, en este orden:

fecha
Nombre del destinatario y dirección
saludo
Párrafo inicial
cuerpo
Cerrando el apartado
cierre
Su nombre y dirección

El estilo de formateo se dictan cómo estos elementos se encuentran en la página. Los tres estilos de formato más comunes son:

BLOQUE: Cada parte de la carta está alineado a la izquierda, y el texto tiene interlineado simple, a excepción de los saltos de párrafo a doble espacio.

BLOQUE MODIFICADO: Los párrafos de apertura, cuerpo y cierre son alineado a la izquierda y con interlineado sencillo, pero a la fecha, el cierre y el saludo está alineado al centro.

SEMI-BLOCK: Exactamente como bloque modificado, excepto que cada párrafo tiene sangría no, justificado a la izquierda.

Independientemente del estilo que usted elija, también tendrá que considerar el tipo de letra, tu elección es importante, ya que las fuentes de fantasía a veces ilegible. La fuente más común y ampliamente aceptado es Times New Roman, tamaño 12. Es legible, profesional y de uso universal para cartas comerciales. No es fuera de lo posible, sin embargo, tomarse libertades aquí, realmente se puede utilizar cualquier tipo de letra legible (Arial, Verdana, Helvetica), pero siempre tenga en cuenta que el destinatario le gustaría ver.

abriendo el párrafo

Desde el punto principal de su carta comercial es captar y mantener la atención del lector, tendrá que centrarse en la apertura, la primera (ya veces única) oportunidad que tiene para captar la atención del destinatario. La apertura también establece el tono para toda la carta, por lo que debe ser tan fuerte y característico como sea posible.

HACER ir directo al grano. El destinatario no necesita un montón de información innecesaria., Sobre todo no está bien en la delantera. Si no lo hace se refieran o aburre ellos, sólo voy a dejar de leer.

NO arranque con frases clichés como “Le escribo porque …” o “Con respecto a …”. Esto simplemente parece que no sabes por dónde empezar. El mensaje real no se iniciará hasta después de esas frases, así que ¿por qué no eliminar las palabras innecesarias y poco creativo?

NO utilizar verbos fuertes y activos. Esto mantiene el foco en el lector y hace que la carta mucho más interesante. Por ejemplo, en lugar de escribir “esta oferta se está ampliando a usted por un breve período de tiempo,” intentar “estamos brevemente extender esta oferta a ti.” Ver lo fácil que es?

No se deje interminable. Mantenga la abertura corta y al grano, utilizar las mejores palabras posibles, y nunca hacer el trabajo de lector para el punto de la carta.

cuerpo

Este es el meollo de la carta, en la que voy a explicar completamente las ideas introducidas en la abertura. Es fácil perder el impulso aquí, pero esta parte debe ser tan fuerte como la de apertura.

NO escribir como hablan. Esto no significa que el uso de jerga informal o blasfemia, pero ¿por qué caer en hablar de negocios cuando es trivial y aburrido? Las ocasiones son, usted no es un caballero británico del siglo 19, así que no escribe como una! Utilice una conversación, sin embargo, el tono respetuoso, y tratar de cosas frase similar a como en realidad se había decirlas.

NO perder el punto. Guardar las digresiones para una charla cara a cara. Tienes poco tiempo para mantener el interés del lector, aquí y fuera de punto frases simplemente darle tiempo a su lector a bostezar y puso la carta sobre la mesa. Lista de los puntos que usted necesita hacer antes de escribir, y se adhieren a ellos.

MANTENGA información relacionada. No mueva a otro punto hasta que haya terminado el último, y resistir la tentación de temas dispersos al azar. Cualquier cosa menos y te parece estar divagando sin sentido de foco.

NO coloque pedante. Claro, es bueno mostrar nuestro vocabulario, pero esa palabra grande tiene mucho sentido si una palabra más pequeña sería más eficaz y fácil de leer. Ponga el tesauro de distancia y usar el lenguaje familiar.

cerrando el párrafo

Este párrafo es la última cadena de oraciones tu lector verá, por lo que debe ser tan fuerte como el resto de la carta.

HAGA que sea breve. El párrafo final puede ser el más breve parte de la carta que usted simplemente está repitiendo, en un lenguaje sencillo, lo que ya ha escrito. Plantea tu punto y firmar.

NO diluya. Es tentador dejar que el párrafo final de morir rápidamente o ser una réplica exacta de otras sentencias simplemente porque ya has trabajado tan duro en el descanso. Resista ese impulso – mantener el fuerte final, y mantener su tono conversacional.

NO estar claro sobre sus intenciones. Si usted está buscando una respuesta por correo electrónico o una reunión de negocios, que esto quede claro. El objetivo de su carta se perderá si el lector tiene poca idea de lo que quiere de ellos o cómo proceder de aquí.

NO coloque la trillada. Evite clichés típicos terminaciones como “Gracias por adelantado …” o “Por favor, no dude en llamar a …”, lo que pone fin a la carta de negocios con una nota débil. Sea lo más directa y creativa posible, sin caer presa de lenguaje de negocios típico.