la planificación de una reunión – Primeros pasos

Normalmente, si el título de su trabajo es “Meeting Planner”, “coordinador de eventos” “Director del Programa” planea reuniones, ya sea interno o externo, sobre una base regular. Algunos planificadores de reuniones que trabajan para las grandes empresas y las asociaciones están Certificados de reuniones profesionales y tienen equipos de personas que trabajan para la planificación de sus reuniones con cada miembro del equipo responsable de un aspecto diferente de la planificación. Sin embargo, si usted está planeando una reunión por primera vez y no está seguro de cómo empezar, hay algunas áreas clave que debe centrarse. Puesta en marcha de una hoja de trabajo y empezar a reunir información y responder a las siguientes preguntas:

1. El nombre de la empresa, asociación o departamento que la reunión está siendo planeado.

2. ¿Qué tipo de evento es? es decir, las ventas nacionales de reunión, conferencia cliente.

3. ¿Cuál es el objetivo de la reunión?

4. ¿Va a tener un tema para la reunión?

5. ¿Cuál será el evento constará de altavoz es decir keynote de apertura / cierre, entretenimiento almuerzo, mesas de trabajo, talleres, fiesta. Cada segmento debe ser organizado por separado y luego se incorporan en el evento en general.

6. El número de días que el evento se llevará a cabo de nuevo. Vamos con una línea de tiempo.

7. Fecha del evento. Vamos con una fecha preferida y tener opciones segunda y tercera.

8. Fecha comienzo en la mañana o la tarde y la fecha y hora de la reunión habrá terminado.

9. Tamaño del evento. Como muchos de los asistentes se puede esperar?

10. Consulte el calendario para asegurarse de que su fecha está libre de conflicto con las fiestas religiosas, otros eventos de la industria, etc

11. Determinar el presupuesto que usted está trabajando.

12. Elaborar un plan para la publicidad, la promoción y la publicidad.

13. Ubicación – donde se celebrará la reunión se celebrará? ¿Va a tener la reunión en un centro de convenciones, hotel, resort, propiedad histórica?

14. Si la reunión va a ser fuera del sitio será local, en otro pueblo o ciudad o en otro Estado?

15. Las visitas pueden ser a fin de ayudar a determinar la mejor ubicación para su reunión. Una vez que haya elegido el lugar de la reunión, determinar la cantidad de habitaciones y salas de reuniones cuántos serán necesarios.

16. Comience a planificar las comidas y alimentos / bebidas que estarán disponibles en el sitio.

17. Equipo de audio visual y de sonido. ¿Qué se requiere? ¿Va a utilizar los servicios prestados por la institución donde usted está teniendo su reunión o el trabajo con proveedores externos?

18. Entretenimiento – Entretenimiento voluntad se compró y ser parte de su reunión o se presta fuera de sitio?

19. Transporte – personas / carga.

20. seguro

21. Estimado de gastos generales.

Si hay un sitio web con una página de configuración donde usted está anunciando su reunión o evento, es muy útil para mantener la actualización de la información allí para mantener a los posibles asistentes o miembros al corriente de los acontecimientos a medida que ultimar los detalles respectivos decir, fecha, lugar, instalaciones sobre la zona circundante, la agenda de la reunión. Con cuidado, pensando en todo lo que a través de y la atención al detalle en todo el proceso de planificación ayudará a garantizar un evento exitoso y memorable.