organizar una reunión exitosa – Sala de reuniones Comprobar

¿Alguna vez has estado en una conferencia o reunión en la que han firmado-para las sesiones de grupo de trabajo? Luego, cuando llegas a la habitación designada donde esté utilizando su sesión celebrada, hay un facilitador que está reorganizando asientos, tratando de arreglar un problema de audio-visual o tratar algún problema que necesita ser arreglado antes de esta reunión pueden ponerse en marcha? Ciertamente tengo y cada vez que se han solidarizado al facilitador y al mismo tiempo se sentía frustración mí mismo sabiendo que estos datos podrían haber sido atendidos con anterioridad a las reuniones programadas hora de inicio.

Cuando usted tiene la responsabilidad de preparar salas de reuniones asegúrese de que haya tiempo para la configuración y el ensayo y espere el tiempo entre sesiones para volver a establecer salas de reuniones. Reserva todas las salas en 24 bloques de una hora de tiempo. Verifique que los presentadores llegará y si necesitan tiempo para ensayar antes de su hora de inicio programada.

1. Seating Plan. Son las mesas y sillas dispuestas en la forma correcta para el formato de la reunión? ¿Es el tamaño de la habitación adecuada para el número de personas que estarán presentes? ¿Hay paredes removibles y es la prueba de sonido de la sala de las habitaciones contiguas y el hall de entrada? Paredes móviles no suelen ser insonorizadas. Una solución es ejecutar insonorizadas dos muros paralelos de aire para crear un estrecho pasillo entre ellos
2. Ubicación de las sillas adicionales. Compruebe que las sillas adicionales disponibles y fácilmente accesibles.
3. Temperatura ambiente Localizar los controles de clima de las habitaciones (aire acondicionado / calefacción). Comience con el fresco de la habitación que de costumbre, la habitación se calentará en marcha con más gente en el espacio y una vez que las puertas están cerradas.
4. Teleprompter, equipo de traducción y audiovisual-Asegúrese de que todos los equipos necesarios para la reunión en el lugar y listo para funcionar. (Micrófono de mano con soporte, micrófonos lavaliere, pizarra blanca con rotuladores o el proyector y la pantalla con puntero láser )
Compruebe capacidad de potencia y tomas de corriente. Son tomas de corriente para conectar los ordenadores portátiles? ¿Hay conexión telefónica y se necesita? Conexión a Internet? Instalación inalámbrica?
5. Podium con luz y vertical. Verifique para asegurarse de que estos artículos están disponibles a petición del ponente o facilitador.
6. Presentación mesa con la jarra de agua, vasos, lápices y blocs de notas.
7. Decoraciones que refuerzan el tema de la reunión y combinación de colores. Compruebe que todas las decoraciones se ajustan a la normativa contra incendios.
8. Los arreglos florales y plantas.
9. Señalización Compruebe la ubicación de la señalización – es clara y visible?
10. Grabadora si una grabación de audio se está realizando y operador. Dependiendo de la duración de la presentación, asegurando que los suministros adecuados / cintas de audio para acomodar.
11. Iluminación por ejemplo, sobre la cabeza, haz oscurecida, variable, focos, luces estroboscópicas, efectos especiales, luces con reguladores de voltaje
12. Posición de los interruptores de la luz
13. ¿Hay circuito cerrado de TV? ¿Es la seguridad adecuada?
14. difusión de radio y televisión, grabaciones de video?
15. Sillas de ruedas y asignación de espacios en el pasillo
Una planificación cuidadosa hace que para una ejecución perfecta y una oportunidad para que los asistentes a sacar el máximo partido de las sesiones a las que asisten.